Interviu: e-Factura: Contabilitate proprie sau externalizată? Răspunsuri esențiale pentru firmele mici și PFA-uri

Împreună cu Expertul contabil Luiza Daneliuc, fondatorul Smart Tax Advisors, discutăm despre costurile implicate, lipsa ajutorului financiar din partea statului și impactul noilor reglementări asupra relațiilor comerciale. Ne vom apleca și asupra opțiunilor pe care le au atât micile afaceri cu contabilitate externalizată, cât și PFA-urile și firmele ce își gestionează singure contabilitatea.

În final, explorăm provocările cu care se confruntă contabilii și antreprenorii în adoptarea e-Factura și cum pot firmele de contabilitate să sprijine tranziția clienților lor. Prin acest interviu, dorim să oferim un ghid orientativ pentru navigarea cu succes în peisajul facturării electronice din România.

1. Care sunt pașii necesari pentru a emite e-Factura?

Luiza Daneliuc: „Pentru a emite e-Factura, un antreprenor are nevoie de un program informatic de facturare, care să aibă implementată această funcție, de transmitere a e-Factura prin SPV (Spațiul Privat Virtual - n. red.). ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală - n. red.) a pus la dispoziție o soluție informatică gratuită de generare a unei E-facturi, dar ea este foarte greu de folosit, mai ales pentru cineva care nu are abilități tehnice.

De aceea, recomand un program informatic care să ușureze pe cât posibil acest proces. Pentru a transmite efectiv e-Factura în SPV, către ANAF, este necesară o semnătură digitală calificată sau, mai pe scurt, o semnătură electronică. Această semnătură trebuie autorizată mai întâi la ANAF, iar după ce se primește confirmarea autorizării pe e-mail, semnătura trebuie autorizată și în programul de facturare ales.”

2. Cum pot transmite e-Factura către client?

Luiza Daneliuc: „Facturile către client se transmit prin intermediul SPV. Pentru cine alege să folosească soluția gratuită pusă la dispoziție de ANAF și să încarce manual facturile în SPV, una câte una, procedura este foarte greoaie, din cauza faptului că serverele ANAF funcționează foarte prost, dau erori, atât la conectarea efectivă, cât și la transmitere. Concret, dacă va alege să folosească programul gratuit pus la dispoziție de ANAF, după ce va emite factura va trebui să se logheze pe site-ul ANAF în SPV, cu ajutorul semnăturii electronice, să încarce factura emisă anterior, să aștepte emiterea recipisei, dovadă a depunerii, să verifice dacă aceasta este validă, să corecteze eventualele erori și să transmită din nou e-Factura.

Un program dedicat presupune apăsarea unui singur buton de transmitere a facturii, urmând ca programul să transmită, să scoată din SPV factura cu sigiliul Ministerului Finanțelor și recipisa cu erori (sau fără). Trebuie doar să verifice că recipisa nu are erori și să o salveze din programul de facturare, împreună cu factura, în arhiva programului. Un astfel de instrument informatic ajută foarte mult și la obținerea unei recipise fără erori, corectând încă de la emitere anumite probleme care pot apărea la redactarea facturii.”

3. Cum pot primi o e-Factură de la un furnizor?

Luiza Daneliuc: „Similar cu facturile trimise, facturile de la furnizorii români se primesc tot prin SPV, această obligație apărând după data de 1 iulie 2024. Antreprenorii nu vor mai putea înregistra în contabilitate, după această dată, decât facturile primite (descărcate) din SPV, cu sigiliul Ministerului Finanțelor. Practic, antreprenorul va trebui să se conecteze cu semnătura lui digitală în SPV-ul ANAF și să verifice că a primit toate facturile, să le descarce, să le arhiveze și să le trimită către contabil. SPV-ul nu este o platformă prietenoasă și intuitivă. De aceea, și în acest caz, recomand folosirea unui program informatic de facturare, care s-ar conecta la SPV și ar descărca toate facturile primite de la furnizorii români.”

4. Cum pot arhiva E-facturile?

Luiza Daneliuc: „Arhivarea facturilor în format electronic este obligația administratorului firmei. Facturile, atât cele emise de către entitate cu sigiliul Ministerului Finanțelor, cât și cele primite de la furnizorii români, trebuie descărcate din SPV și arhivate lunar în format electronic, împreună cu restul documentelor. Practic, firmele vor trebui să aibă o arhivă electronică a documentelor contabile, iar dacă doresc neapărat, pot și lista acele facturi și să le arhiveze și în format fizic, ca până acum. Pentru arhivarea electronică, eu recomand atât o soluție cloud, cât și o soluție locală, sau în orice caz datele să fie salvate în mai multe locuri. Să nu uităm că ANAF nu păstrează datele pe o perioadă îndelungată!”

5. Care sunt costurile implicate în utilizarea E-facturii?

Luiza Daneliuc: „Costurile implicate în utilizarea E-facturii sunt cele cu obținerea semnăturii electronice (aproximativ 150 lei/an sau aproximativ 400 lei/trei ani, în funcție de provider-ul de semnătură), costurile cu stocarea arhivei electronice, costul cu programul de facturare, dacă se va folosi un program, altul decât soluția gratuită pusă la dispoziție de ANAF.”

6. Există vreun ajutor din partea statului pentru implementarea E-facturii?

Luiza Daneliuc: „Absolut niciunul! Deși e-Factura este implementată în mai multe state din UE, în Romania s-a ales o formulă bazată pe semnătură digitală, nu pe user și parolă, generând astfel cheltuieli suplimentare pentru antreprenor. Totodată, s-a ales să se impună gestionarea unei arhive de documente complexe, care constă în descărcarea facturilor emise cu sigiliul Ministerului Finanțelor după transmitere, în loc să se mențină sistemul cu arhivarea exclusiv a recipisei de transmitere. Mai mult, pentru că legislația europeană nu le-a permis interzicerea dreptului de deducere a TVA, dacă factura de la furnizorul român nu este primită prin SPV, au introdus o penalitate. Practic, este o interzicere mascată sub formă de amendă a deducerii TVA-ului din facturi altfel decât cele primite prin SPV de la furnizorii români.”

7. Cum va afecta utilizarea E-facturii relațiile cu clienții și furnizorii micului comerciant?

Luiza Daneliuc: „Pe termen scurt, aproximez că va fi haos, și sper că toți antreprenorii să folosească primele șase luni ale anului pentru a face teste și a implementa sistemul, pentru ca după 1 iulie 2024 să putem nădăjdui la o normalizare și fluidizare a procesului.”

8. Ce avantaje are utilizarea E-facturii, comparativ cu sistemul de până acum?

Luiza Daneliuc: „Avantaje în digitalizare există, atât pentru stat, cât și pentru antreprenor. Pentru antreprenor, însă, ele se vor observa mult mai târziu, după ce șocul inițial al implementării va trece și toată lumea se va obișnui cu sistemul acesta - de altfel destul de greoi. Pentru antreprenori, aș aminti, dintre avantaje, interacțiunea la distanță cu instituțiile statului (măcar în marea lor majoritate, dacă nu în toate cazurile), dispare obligația, dar mai ales necesitatea, de a ține arhiva fizică, se economisesc resurse financiare alocate acestor procese, cât și spațiu de depozitare. În general, digitalizarea vine la pachet cu eficientizarea proceselor și va scădea costurile administrative ale unei afaceri, dar asta se va vedea și se va înțelege pe termen lung și doar de către cei care vor ști să folosească sistemul în favoarea lor.”

9. Care va fi, la modul concret, circuitul facturilor în cadrul unei afaceri mici, de la emitere și până la prelucrarea lor contabilă, în contextul în care micile afaceri au serviciile de contabilitate externalizate?

Luiza Daneliuc: „Fluxul documentelor încă nu este bine determinat și va fi influențat de modificările care încă se aduc sistemului e-Factura. În funcție de ce obligații ni se impun și cum se va modifica sistemul, atât antreprenorii, cât și contabilii vor trebui să implementeze chei de verificare în acest proces. Momentan, procesul arată în felul următor: factura va fi emisă cu ajutorul unui program informatic sau cu ajutorul aplicației gratuite a ANAF. Factura emisă va fi transmită în termen de cinci zile (lucrătoare sau calendaristice, acest lucru este încă în discuții), prin SPV, clientului. Ulterior, factura trebuie arhivată, iar arhiva pusă la dispoziția contabilului pe e-mail, link de descărcare, dropbox etc. Contabilul va prelucra documentele prin preluarea (importul) facturilor puse la dispoziție de client.”

10. Care sunt avantajele și dezavantajele fiecărei opțiuni oferite de firmele de contabilitate pentru utilizarea E-facturii?

Luiza Daneliuc: „Există două variante care pot fi puse la dispoziție, care sunt foarte dezbătute: transmiterea E-facturilor folosind semnătura digitală a antreprenorului sau folosind semnătura digitală a contabilului. Avantajul de a folosi semnătura contabilului este comoditatea de a nu mai trece prin procesul de achiziție și autorizare a propriei semnături la ANAF. Contabilul are deja semnătura autorizată în SPV. Dezavantajul acestei metode este costul. Cu singurantă, acest serviciu, dacă este pus la dispoziție de contabili, va fi tarifat.

Nu toți contabilii vor dori să pună acest serviciu la dispoziția clienților lor, contra cost sau gratuit. Pe de altă parte, și dacă s-ar folosi de propria semnătură, aceasta ar avea un cost anual. Avantajul de a folosi propria semnătură, nu pe cea a contabilului, este un avantaj pe termen lung. Cum am spus, contabilul nu mai poate reprezenta un scut 100% în interacțiunea cu ANAF. Pe termen lung, antreprenorul trebuie să învețe procesele tehnice și să integreze digitalizarea contabilității în firma sa. Perioada ianuarie - iunie 2024, adică perioada în care nu se vor aplica amenzi, ar trebui folosită de antreprenori pentru testare și implementare, aplicate situațiilor particulare din firma sa. Chiar dacă, pe termen scurt, se folosește semnătura contabilului, pe termen lung orice antreprenor va avea nevoie de semnătură proprie digitală, deoarece aceasta va înlocui total semnătura olografă.”

11. Care sunt riscurile asociate fiecărei dintre aceste opțiuni? 

Luiza Daneliuc: „Contabilul nu are nici un risc în a permite unui antreprenor să folosească semnătura lui digitală. Foarte multe persoane cred că această permisiune înseamnă asumarea de către contabil a răspunderii legale pentru emiterea și transmiterea facturilor. Nu este deloc așa, din punct de vedere legal. Token-ul contabilului este doar un instrument de acces la serverul ANAF. Este ca și cum ai spune că dacă ai acces la SPV-ul unei firme, îți asumi responsabilitatea pentru toate datele de acolo.

Este o viziune greșită, pornită din faptul că nu se înțelege cum funcționează, tehnic, această semnătură, ce reprezintă de fapt acest acces. Prin urmare, contabilul nu are niciun risc și, după părerea mea, are numai de câștigat dacă marketizează corect și tarifează acest serviciu. Antreprenorul, cu atât mai mult, nu are niciun risc. Singurul inconvenient pe care îl văd -- și asta este valabil și pentru contabil, și pentru antreprenor -- este faptul că semnătura trebuie să fie autorizată la fiecare 90 de zile, iar asta poate fi o problemă pentru cei care trebuie să emită facturi urgent, dacă contabilul nu are disponibilitatea să îi autorizeze «instantaneu» semnătura.”

12. În ceea ce privește firmele mici și PFA-urile, care își țin singure contabilitatea, fără ajutorul unui contabil, ce abordare considerați că ar fi potrivită?

Luiza Daneliuc: „Cred că, în 2024, calculul contribuțiilor și determinarea corectă a unui venit impozabil au devenit atât de complicate încât nu multe PFA-uri vor mai putea ține contabilitatea corect, fară ajutorul unui contabil. Dacă, totuși, se merge pe această variantă, fără contabil, atunci persoana trebuie să se asigure că are cunoștinte tehnice extinse sau foarte multă răbdare, pentru a face față digitalizării.”

13. Care sunt provocările asociate cu utilizarea E-facturii în relația dintre contribuabil și contabil?

Luiza Daneliuc: „Cea mai mare provocare pentru un contabil, după părerea mea, nu este sistemul e-Factura în sine (cu care suntem obișnuiți), ci faptul că antreprenorii nu cunosc și nu doresc să accepte realitatea acestei implementări, sunt cumva încă în «faza de negare». Pe de o parte, este normal, contabilul a fost întotdeauna un scut între antreprenor și ANAF. Noi cunoaștem toate problemele din sistem și știm cum să «navigăm» printre ele, cum să vorbim cu cei de la ANAF etc., dar antreprenorii abia acum se vor lovi de acest «stat în stat» numit ANAF.

Sunt antreprenori mai prevăzători, care au încercat să își autorizeze semnătura electronică proprie la ANAF, încă din decembrie. Sistemul li s-a părut imposibil de gestionat! Nici nu își imaginează că înregistrarea a fost pasul cel mai ușor... Majoritatea antreprenorilor au ales să amâne implementarea după 1 ianuarie 2024. Atunci vom avea cu adevărat o imagine mai clară a faptului că sistemul informatic de la ANAF este complet nepregătit să facă față provocărilor, dar și cât de nepregătiți suntem noi pentru gestionarea unei soluții digitale în România.

Unii antreprenori se bazează pe această blocare a sistemului, nu înțeleg că acest lucru nu îi absolvă de obligații și amenzi. Gestionarea relației cu antreprenorii, în această perioadă, este dificilă pentru toți contabilii, emoțiile sunt puternice de ambele părți. O altă problemă pe care o anticipez ar fi cu acei antreprenori care aleg soluția mai ieftină, de exemplu, să nu folosească programe informatice pentru emitere de facturi, ci să se folosească de încărcarea manuală a facturilor în SPV și, din cauză că sistemul dă foarte multe erori, să nu reușească să își îndeplinească obligațiile.”

14. Cum pot firmele de contabilitate să asigure o tranziție lină la utilizarea e-facturii pentru micii comercianți? 

Luiza Daneliuc: „După părerea mea, firma de contabilitate trebuie să își stabilească mai întâi propria strategie și să hotărască în ce proceduri dorește sau nu să se implice, apoi să comunice acest lucru, foarte clar, clientului. Astfel, dacă nu dorește să fie implicată în transmiterea facturilor sau să îi fie folosit token-ul, sa zicem, atunci acest lucru ar trebui comunicat cât mai rapid clienților, pentru ca aceștia să găsească soluții alternative. Dacă firma de contabilitate dorește să fie implicată total sau numai parțial, atunci și acest lucru ar trebui comunicat clar clientului. Din acest punct se poate porni cu pașii despre care am vorbit mai sus.”