Telemunca în 2023: Zece repere importante pentru angajatori la început de an, precum și noutățile ce au intrat recent în vigoare

1. Încă se pot acorda banii pentru acoperirea cheltuielilor de telemuncă - până la 400 de lei pe lună, proporțional cu timpul lucrat în telemuncă - scutiți de taxe salariale. Acordarea acestor bani nu se poate face doar faptic, desigur, pentru că asta ar constitui o problemă în momentul unui control fiscal, iar ca toate celelalte aspecte ce țin de salarizarea angajaților și sumele conexe, bonuri valorice ș.a.m.d., acordarea acestora trebuie stipulată în contracte. Doar că, așa cum s-a subliniat de mai multe ori în practică, ideal ar fi să nu scriem în contracte fix sumele pe care le vom acorda, ci să prevedem doar posibilitatea acordării lor și condițiile, iar detalierile să se regăsească la nivelul regulamentului intern. Un motiv în acest sens e că sumele pot să difere de la o lună la alta, în cazul angajaților al căror timp de telemuncă e variabil în raport cu cel de muncă la sediu. Zilele libere și oricare altele în care nu se muncește în regim de telemuncă nu pot fi luate în calcul la acordarea celor până la 400 de lei. 

2. Încadrarea într-un plafon de 33%. Prin OG nr. 16/2022 s-a decis ca, pe lângă plafoanele individuale în funcție de care sunt neimpozabile, pentru anumite tipuri de beneficii extrasalariale, din ianuarie 2023, angajatorii să se încadreze într-un plafon lunar de 33% din salariul de bază - adică acele beneficii, însumate, să nu depășească respectivul plafon. Printre acestea se numără și banii de telemuncă, adică sumele acordate angajaţilor care desfăşoară activităţi în regim de telemuncă pentru acoperirea cheltuielilor (acei maximum 400 de lei pe lună). 

Util: Un salariat își poate obliga angajatorul să îi suporte cheltuielile generate de telemuncă?

3. Angajatorii sunt obligați, mai nou, să-și motiveze refuzul de a accepta cererea angajaților de a munci la distanță. Dacă angajatul cere un program de lucru flexibil, ce i-ar putea permite să lucreze și de acasă, angajatorii sunt obligați, mai nou, să-și motiveze în scris refuzul - o prevede modificarea adusă Codului muncii prin Legea nr. 283/2022. Convenția pentru folosirea muncii la distanță, orice ar presupune ea (100% muncă de acasă ori un sistem hibrid), rămâne legată însă de aceleași formalități ca până acum. Codul prevede că  angajatorul poate stabili programe individualizate de muncă pentru toți salariații, inclusiv pentru cei care beneficiază de concediul de îngrijitor, cu acordul sau la solicitarea acestora, care pot avea o durată limitată în timp, iar orice refuz al unei astfel de solicitări trebuie motivat, în scris, de către angajator, în termen de cinci zile lucrătoare de la primirea solicitării. Programele individualizate de muncă presupun un mod de organizare flexibil a timpului de muncă inclusiv prin utilizarea formulelor de muncă la distanță, adică telemuncă sau muncă la domiciliu.

4. Simpla specificație din contract că locul muncii e acasă e insuficientă. Chiar dacă locul muncii se schimbă prin acordul părților, stabilindu-se că acesta e la domiciliul angajatului, „la adresa Cutare nr. 007”, contractul nu ar deveni unul de telemuncă. La fel, la încheierea unui nou contract, nu e suficient să fie prevăzut că locul muncii e acasă la angajat. Telemunca e în mod special reglementată de Legea nr. 81/2018 și presupune nu doar o simplă precizare în contractul de muncă cu privire la efectuarea muncii la domiciliul angajatului - telemunca fiind posibilă oricum nu doar de la domiciliul angajatului, ci și din alte locații. Orice act adițional sau contract de telemuncă trebuie să cuprindă clauzele specifice obligatorii prevăzute în Legea 81.

5. Jurisprudență utilă: Voința angajatorului cu privire la efectuarea telemuncii nu poate fi suplinită în instanță. „Instanța nu poate aprecia asupra aspectelor de oportunitate referitoare la organizarea și funcționarea unității, care rămân la latitudinea angajatorului, acesta fiind cel mai în măsură să cunoască modul în care fiecare salariat își poate organiza activitatea zilnică (...) întrucât contractul individual de muncă este un contract consensual, voința pârâtei nu poate fi suplinită de instanță.”

6.  Telemunca nu înseamnă mai puține obligații pentru angajatori față de salariați. De pildă, obligațiile de sănătate și securitate în muncă - ele există și aici și pot ajunge să dea mai multă bătaie de cap decât în cazul celor care vin la birou. Putem vorbi, de pildă, de accidente de muncă în cazul muncii de acasă? Da, ne-au explicat deja mai mulți specialiști cum stă treaba aici. 

7. Angajatul nu are libertatea să muncească după orarul stabilit de el. Să nu transformăm exemplele în regulă: faptul că în compania X sau Y angajații în telemuncă pot munci după bunul plac, în sensul că e important doar să-și ducă la îndeplinire sarcinile, să-și termine proiectele la timp etc., nu echivalează cu libertatea recunoscută de lege de a face acest lucru; acest lucru se întâmplă în compania X sau Y pentru că activitatea acelui angajator permite asta, însă în alte companii telesalariații ar putea fi ținuți să stea în fața laptopului în același fel în care o făceau când mergeau la birou, de la 8:00 la 16:00, să zicem. 

8. Un argument pentru cei care văd aici o rigiditate excesivă ar fi dificultatea de a demonstra orele suplimentare. Pe termen mediu sau lung, acest program extrem de flexibil asumat în mod practic de angajat și acceptat de angajator se poate transforma cu ușurință în muncă suplimentară făcută în mod excesiv, nepontată, neremunerată, într-o separare tot mai dificilă a timpului de lucru de timpul de odihnă ș.a.m.d..

9. Telemunca nu se face cu bunurile angajatului, de principiu. Chiar dacă convin în scris că angajatul va folosi propriul laptop, să zicem, punerea la dispoziție a unor bunuri pentru a-și duce la îndeplinire sarcinile de muncă este imperioasă și în cazul telemuncii. De aici și până la a uita de toate obligațiile angajatorului, care pot ajunge până la cele ce țin de sănătate și securitate în muncă e doar un pas. Iată aici și o perspectivă fiscală asupra bunurilor și echipamentelor folosite.

10. Telesalariatul nu e „mai puțin salariat” ca cel care vine la birou. Vorbim aici, desigur, de inegalitatea de tratament între salariatul care lucrează de acasă și cel ce lucrează de la sediul angajatorului, care poate să îmbrace foarte ușor forma neacordării unor sume de bani sau a altor beneficii - de pildă, a tichetelor de masă, iar asta s-a întâmplat destul de des în ultimii doi ani. Legea impune aceleași drepturi și pentru unii, și pentru alții.