Interviu: În urma mutării dosarului fiscal pot să apară, uneori, probleme mari legate de TVA. Câteva exemple reale și sfaturi pentru contribuabili

Despre problemele ce pot apărea în procesul de mutare a dosarului fiscal de la un organ la altul din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), în contextul mutării domiciliului fiscal, redacția noastră a obținut informații și sfaturi utile de la Luisiana Dobrinescu, Managing Partner la Dobrinescu Dobrev.

1. Ce probleme apar în practică la mutarea dosarului fiscal, în contextul schimbării domiciliului fiscal al contribuabilului?

Luisiana Dobrinescu: Chestiunea modificării domiciliului fiscal și a mutării dosarului fiscal este extrem de minuțios reglementată - a se vedea, în acest sens, articolele 31 și 32 din Codul de procedură fiscală și Ordinul ANAF nr. 3.845/2015 pentru aprobarea procedurilor de înregistrare/modificare a domiciliului fiscal, precum şi pentru aprobarea modelului şi conţinutului unor formulare. Anterior anului 2012, regula pentru toți contribuabilii, indiferent de calitatea lor (persoane fizice autorizate, societăți comerciale ș.a.), era aceea ca, odată cu efectuarea formalităților de mutare a sediului social, să îndeplinească în mod separat, față de organul fiscal, formalitatea mutării domiciliului fiscal. Este util de menționat, în acest context, că domiciliul fiscal poate coincide cu sediul social declarat la Registrul Comerțului sau poate fi diferit de acesta (spre exemplu, la un punct de lucru unde, de fapt, se desfășoară activitățile administrative).

Din 2012, în vederea simplificării formalităților aflate în sarcina contribuabililor, Codul de procedură fiscală a eliminat obligația efectuării de către contribuabili a vreunui demers în raport cu administrația fiscală, atunci când domiciliul fiscal coincidea cu sediul social, mutarea domiciliului fiscal urmând a se opera din oficiu, de către organele fiscale, ca urmare a notificării primite, din partea Registrului Comerțului, privind schimbarea sediului social. Această formalitate rămâne a fi îndeplinită la solicitarea contribuabilului numai în cazurile în care domiciliul fiscal este diferit de sediul social.

De la aceste moment, practica administrativă ne-a relevat cele mai stranii scenarii. Pentru o bună bucată de timp, contribuabilii, neîncrezători în sesizarea din oficiu a organelor fiscale, au continuat să inițieze formalitățile de mutare a domiciliului fiscal, prin depunerea bine-cunoscutelor formulare 010 (la persoane juridice) și 070 (la persoane fizice care desfășoară activități independente). O parte dintre administrații refuzau „dublarea” formalității la sesizarea contribuabililor, iar o parte încă o mai acceptau. Cu timpul, practica s-a uniformizat, în sensul efectuării acestor formalități exclusiv între cele două organe fiscale între care avea loc transferul de competență. Degrevarea completă a contribuabililor de această grijă a permis promovarea unor erori semnificative de procedură.

Cel mai recent exemplu cu care ne-am confruntat este din noiembrie 2024, când, în contextul depunerii unei cereri de anulare a accesoriilor, am constatat cu surprindere că, în evidența organului fiscal care procesase declarațiile fiscale ale contribuabilului din ultimii doi ani, acesta nu figura cu niciun debit. Având în vedere sumele restante de aproape două milioane de lei, oferta de a „uita” totul era tentantă, în contextul în care ar fi fost și cea corectă. Când am sesizat organul fiscal cu privire la această problemă, am constatat că, deși mutarea domiciliului fiscal al acestuia avusese loc la începutul anului 2023, dosarul fiscal nu fusese transferat. Din neatenția organului fiscal, contribuabilul risca să piardă beneficiul așa-numitei „amnistii”.

În acest context, m-am întrebat câte debite fiscale se pot prescrie astfel la executare, ca urmare a omisiunii transmiterii dosarului fiscal? Un alt exemplu este cel al unui alt client de-al nostru, care primea titluri executorii de la organul fiscal de la care își mutase domiciliul fiscal cu șase ani în urmă. Și în acest caz, dosarul fiscal rămăsese în urmă, motiv pentru care sumele achitate de către contribuabil (către noul organ competent) nu stinseseră debitele fiscale (aflate încă în evidența vechiului organ competent).

Desigur, nimic nu este mai valoros decât propriul exemplu. În 2022, la câteva luni după ce am schimbat sediul societății de avocați din care fac parte, am primit un telefon din partea unui client de-al nostru care, verificând factura pe care tocmai i-o transmisesem, a constatat că nu mai aveam cod valid de TVA. Nu doar clientul nostru fusese luat prin surprindere -- știindu-ne cu ce ne ocupăm --, ci mai ales noi. Am constatat imediat că organul fiscal de la care ne-am mutat sediul nu a transmis și evidența deconturilor de TVA depuse, motiv pentru care nu apăream în evidența noului organ competent în administrare cu niciun decont de TVA. Desigur, anularea codului de TVA a determinat și radierea din registrul contribuabililor cu TVA la încasare - chestiune pe care mulți contribuabili nu o realizează, pentru că nu li se comunică, reactivarea codului de TVA neavând efecte din oficiu și asupra acestui registru. Cu alte cuvinte, poți pierde definitiv această calitate, în contextul în care, la reînregistrarea în scopuri de TVA, nu soliciți expres și reincluderea în acest registru.

2. Ce efecte are mutarea dosarului fiscal asupra înregistrării de TVA a contribuabilului? Pot fi efecte și în privința regimului de TVA la încasare?

Luisiana Dobrinescu: În cazul în care, în procesul de transmitere a dosarului fiscal între administrații, apar întârzieri sau erori, este posibilă pierderea valabilității codului de TVA. Organul fiscal care preia competența de administrare a contribuabilului este singurul care îl poate vizualiza în baza de date. În cazul în care nu este primit și încărcat întreg istoricul contribuabilului (fișa pe plătitor), sistemul IT al ANAF consideră automat că respectivul contribuabil nu și-a depus declarațiile fiscale, motiv pentru care inactivează sau anulează codul de TVA al contribuabilului respectiv.

Inactivarea și/sau anularea codului de TVA au efecte semnificative asupra întregii activități a persoanei impozabile. Aceasta pierde dreptul de a deduce TVA-ul aferent tuturor achizițiilor efectuate, nu mai poate depune decontul de TVA (formularul 300), ci trebuie să depună un decont special de taxă, nu mai beneficiază de scutirea livrărilor intracomunitare efectuate către el, întrucât furnizorul nu identifică un cod valid de TVA în sistemul VIES, și, nu în ultimul rând, creează emoții tuturor clienților către care emite facturi, TVA-ul aferent acestor facturi fiind nedeductibil.

Contribuabilii trebuie să fie extrem de vigilenți, verificându-și lunar „starea de sănătate” fiscală. Odată sesizată o problemă, trebuie acționat de urgență în remedierea sa. Contrar așteptărilor, sistemul e-Factura nu cenzurează și nu sesizează contribuabilul asupra invalidității codului său de TVA. Pentru contribuabilii care aplică sistemul de TVA la încasare, inactivarea și, respectiv, anularea codului de TVA determină radierea din acest registru special. Nu am întâlnit până acum în practică nicio decizie prin care organul fiscal să notifice contribuabilul de radierea din registrul de TVA la încasare - ceea ce poate face ca o posibilă eroare să își prelungească efectele mult timp, cu consecințe financiare semnificative pentru contribuabil (în special sub forma dobânzilor și penalităților de întârziere).

3. Ce pot face contribuabilii dacă au probleme cu înregistrarea de TVA după momentul mutării dosarului fiscal?

Luisiana Dobrinescu: Potrivit dispozițiilor art. 32 alin. 5 din Codul de procedură fiscală, transferul dosarului fiscal al contribuabilului de la vechiul organ fiscal către noul organ fiscal central se efectuează într-un termen de 15 zile lucrătoare de la data înscrierii în registrele în care, potrivit legii, se înregistrează modificările privind sediul social/domiciliul. Pentru a evita problemele de natură fiscală, recomandăm verificarea statusului dosarului fiscal pe site-ul ANAF și menținerea legăturii cu reprezentanții administrației fiscale, pentru a ne asigura cu privire la actualizarea informațiilor fiscale în vectorul fiscal de către noul organ fiscal central. Arhivarea recipiselor care atestă confirmarea de depunere a declarațiilor fiscale se poate dovedi extrem de utilă în astfel de cazuri.

În situația în care anularea codului de TVA a avut loc din eroarea organului fiscal -- spre exemplu, din motivele legate de netransmiterea promptă și integrală a informațiilor din dosarul fiscal --, contribuabilul nu trebuie să solicite reînregistrarea în scopuri de TVA, ci anularea deciziei de anulare a codului de TVA, ca fiind emisă din eroare. Numai această procedură permite ca reactivarea să aibă efecte retroactive. Am văzut extrem de des această greșeală la clienții noștri, care s-a soldat, din păcate, cu sume considerabile de plată la bugetul de stat (generate, în special, de achizițiile efectuate în perioada în care nu au avut cod de TVA valid).

4. Ce pot face contribuabilii, înainte de mutarea dosarului fiscal, pentru a preîntâmpina eventualele probleme legate de înregistrarea de TVA?

Luisiana Dobrinescu: Aceste probleme nu prea pot fi preîntâmpinate, totul depinzând de modul în care lucrează cele două organe fiscale între care se face transferul de competență. Singurul lucru util este monitorizarea atentă și promptă din partea contribuabilului, pentru a sesiza rapid o eventuală eroare, în vederea corectării sale.