Implementarea e-Factura B2B: Cele patru faze prin care trebuie să treacă orice firmă, conform specialiștilor

Calendarul de trecere la obligația generalizată de folosire a e-Factura în relația B2B este inclus în Legea 296/2023. Acesta prevede că, de la 1 ianuarie 2024, nu doar facturile pentru bunuri cu risc fiscal ridicat trebuie raportate în e-Factura, ci toate facturile din tranzacțiile din relația B2B. În primele trei luni din an, contribuabilii nu vor risca amendarea, dacă încalcă obligația de folosire a e-Factura, însă acest lucru se va schimba de la 1 aprilie 2024.

„Dacă intrăm în detaliile proiectului, noi l-am împărțit în patru faze importante. Indiferent cu cine veți face implementarea, părerea noastră este că trebuie să bifați aceste faze, care sunt interconectate”, a punctat, la un webinar recent, Alexandru Stancu, Manager Senior în cadrul Deloitte România.

1. Analiza cerințelor legislative și preimplementarea

În prima fază trebuie avute în vedere:

• identificarea operațiunilor ce intră în sfera de raportare;
• analiza fluxurilor/proceselor de facturare;
• workshop-uri privind elementele detaliate din structura XML (opțional/obligatoriu, formatare);
• exercițiul de mapare între datele-sursă și schema XML.

„Prima fază este, clar, o analiză a prevederilor legislative - după cum vedeți, sunt mulți actori în joc, tranzacții cu locul în România, excepții, amenzi, termene de raportare și așa mai departe. Sunt destul de multe detalii. Va trebui să faceți, prima dată, o analiză să vedeți ce intră în scopul raportării și ce se exclude. După ce stabilim ce tranzacții intră în raportare, va trebui să luăm fiecare flux de facturare în parte. La fiecare flux de facturare există anumite particularități - spre exemplu, avem facturi clasice care au o anumită schemă XML, avem credit note, care are o schemă diferită, avem facturi emise de beneficiari în numele furnizorilor, avem autofacturi și așa mai departe.

Toate aceste fluxuri de facturare trebuie identificate și, apoi, pentru fiecare trebuie făcută o mapare unu la unu - toate elementele din schema e-Factura trebuie mapate cu fiecare flux de facturare. Aici, pentru anumite fluxuri sunt elemente care devin obligatorii, ele fiind condiționale (de exemplu, dacă avem o factură credit note, va trebui să includ o referire și la factura anterioară sau dacă am un discount, va trebui să fac referire la perioada pentru care a fost acordat discountul). După ce am făcut acest exercițiu de mapare, vom ști la final ce fluxuri de facturare intră și, pe fiecare flux de facturare, vom ști ce elemente trebuie luate în considerare și de unde le luăm din sistemul ERP”, a explicat specialistul.

2. Dezvoltarea și integrarea cerințelor tehnice

În faza a doua trebuie avute în vedere:

• discuțiile tehnice legate de formatul fișierelor, stabilirea utilizatorilor, locația de instalare a aplicației și necesitățile tehnice;
• dezvoltarea funcționalităților personalizate și integrarea cu sistemului ERP (dacă este cazul).

„Cred că trebuie să fie un mix [în echipa de implementare]. Trebuie să fie și persoane din departamentul financiar, de preferat și persoane care au cunoștințe fiscale, și, bineînțeles, trebuie să existe o echipă de IT care să asigure transpunerea acestor elemente în cerințele tehnice”, a subliniat managerul de la Deloitte, cu precizarea că putem vorbi atât de dezvoltarea internă a unei aplicații, cât și de folosirea (adaptată a) unei aplicații de la un terț.

3. Faza de testare end-to-end

În faza a treia trebuie avute în vedere:

• testarea datelor și acoperirea tuturor fluxurilor identificate;
• testarea integrării automate prin API/SFTP atât cu serverul Fiscului (Spațiul Privat Virtual), cât și cu sistemul ERP;
• confirmarea fazei de testare end-to-end și finalizarea listei de verificări.

„După ce trecem de echipa tehnică, intrăm în faza de testare. Bineînțeles, ca orice proiect nou, acesta nu poate intra în producție până nu facem o testare riguroasă. Aici, ce e important e ca pe fiecare flux de facturare să testăm un eșantion relevant. În primă fază vom avea erori, vom corecta, va trebui să revenim și așa mai departe până vom avea rezultate potrivite și ne simțim pregătiți să intrăm în producție. Tot în faza de testare verificăm conexiunea cu Fiscul, conexiunea cu ERP-ul, dacă este cazul, realizăm și verificările calitative, ca să ne asigurăm că ce vine în XML corespunde cu ce ne dorim noi să apară pe factură”, a precizat specialistul.

4. Go-live și mentenanță

În faza a patra trebuie avute în vedere:

• pregătirea și configurarea mediului de producție, stabilirea conexiunii cu serverul de producție;
• mentenanța și stocarea facturilor electronice / arhivarea;
• asigurarea actualizărilor (legislative / de schemă XML).

„Când suntem gata, trecem la go-live - adică conectăm aplicația la sistemul de producție, stabilim utilizatorii, drepturile, instalăm semnătura electronică în aplicație, urmând ca ulterior să asigurăm mentenanța (dacă se schimbă schema, trebuie actualizări; dacă apar întrebări tehnice, trebuie să aveți o persoană care să vă ajute). Deci, procesul nu se oprește acolo, ci el o să continue, probabil, până la finalul anului 2026 sau până la intrarea în vigoare a [proiectului de directivă europeană care va introduce un standard unic de facturare electronică la nivelul UE]”, a mai spus Alexandru Stancu.