Noile beneficii salariale: Ce trebuie să facă firmele dacă vor să acorde angajaților bani pentru telemuncă sau pentru plata grădiniței copiilor

Înainte de orice, compania ar trebui să se gândească fie la implementarea unui regulament, fie la implementarea unei politici de beneficii. În orice caz, documentul respectiv trebuie să prevadă clar beneficiile, condițiile în care salariații sunt eligibili să le obțină, dar și documentația necesară. Apoi, în unele cazuri poate fi nevoie inclusiv de modificarea contractelor de muncă.

„Implementarea unui regulament intern sau a unei politici de beneficii care să prevadă în detaliu situațiile și modalitățile în care acestea sunt acordate angajaților este primul pas. Acestea ar trebui să includă și detalii privind documentația-suport necesară, eligibilitate, prevederi legislative, modalitatea de plată/decontare, plafoane etc. În plus, contribuabilul trebuie să fie atent la acele beneficii pentru care legea prevede expres că trebuie să fie menționate în contractul de muncă, în vederea aplicării tratamentului fiscal preferențial, și să acționeze întocmai”, a lămurit, la solicitarea avocatnet.ro, Monica Țariuc, Senior Manager, Global Employer Services, Deloitte.

Evident, în același timp, fiecare angajator trebuie să analizeze cu atenție legislația fiscală și legislația muncii pentru a fi sigur că nu se expune vreunui risc în relația cu autoritățile statului.

„Angajatorii ar trebui să fie atenți la implementare și comunicare, la claritatea politicilor și regulamentelor interne, la specificul fiecărui beneficiu. Cel mai important aspect care trebuie avut în vedere în relația angajat-angajator este respectarea prevederilor Codului muncii. Din perspectivă fiscală, trebuie acordată o atenție semnificativă acelor beneficii cu tratament fiscal preferențial care sunt condiționate de includerea în contractul de muncă (de exemplu, serviciile turistice).

Un alt element important este plafonarea, fie ea ocazională, lunară sau anuală. În cazul acordării unor beneficii de acest gen, sumele ce depășesc plafonul se vor supune tratamentului fiscal general aplicabil salariilor. Nu în ultimul rând, angajatorii trebuie să fie atenți la documentația-suport și modalitatea de decontare, pentru a se asigura că sunt îndeplinite toate condițiile pentru aplicarea unui tratament fiscal preferențial, în funcție de specificul fiecărui beneficiu”, a atras atenția specialista.

Noile beneficii la care făceam referire mai sus sunt următoarele:

1. Bani pentru telemuncă. Se pot acorda lunar până la 400 de lei pentru cheltuielile curente ale telesalariaților cu utilitățile, mobilierul și echipamentele de birou, fără să se datoreze impozit și contribuții sociale pentru pensii și sănătate, potrivit Legii 296/2020. Se aplică începând cu veniturile aferente lunii ianuarie 2021.

2. Costurile de testare și vaccinare. Costurile pentru testarea și vaccinarea salariaților sunt scutite de impozit și contribuții sociale, potrivit Legii 296/2020. Noua prevedere acoperă atât testarea și vaccinarea anticoronavirus, cât și alte epidemii ce pot necesita vaccinare, cum ar fi vaccinarea antigripală. Se aplică începând cu veniturile aferente lunii ianuarie 2021.

3. Banii pentru educație timpurie. Conform Legii 239/2020 și Legii 296/2020, sumele plătite de angajator pentru educația timpurie a copiilor angajaților sunt scutite de impozit pe venit (din noiembrie 2020) și contribuții sociale pentru pensii și sănătate (din ianuarie 2021). Totodată, astfel de cheltuieli pot fi deduse de plătitorii de impozit pe profit (din 2020).

4. Limitarea nou-introdusă la banii de vacanță. Aici nu vorbim efectiv de un nou beneficiu, ci de o limită nou-introdusă la un beneficiu care deja exista până acum. Concret, banii de vacanță acordați salariaților aflați în concediu de odihnă sunt taxați (impozit și contribuții la pensii și sănătate) dacă, la nivelul unui an fiscal, cumulat, se depășește echivalentul câștigului salarial mediu brut în vigoare în anul acordării. Noua regulă stabilită potrivit Legii 296/2020 se aplică începând cu veniturile aferente lunii ianuarie 2021.

Iată, conform Monicăi Țariuc, aspectele principale ce trebuie reținute în legătură cu aceste beneficii:

Beneficiu salarial	Trebuie inclus în regulament / politică internă	Trebuie inclus în contractul de muncă (individual sau colectiv)	Documente-suport	Atenție la
Bani de telemuncă:	Da.	Nu, însă trebuie să fie prevăzută situația de telemuncă în sine în contract.	Nu sunt necesare.	Situațiile în care se aplică telemunca. Prorata zilelor de telemuncă. Plafonare la maximum 400 de lei.
Costuri de testare și vaccinare:	Da.	Nu.	Da.	Cazurile în care se face decontarea conform politicii sau regulamentului (prevederile să fie cât mai specifice).
Bani de vacanță:	Da.	Da.	Da. Exemplu de documentație-suport: factura de servicii emisă de operator (acoperă perioada de concediu); ordinul de plată, chitanța (adică dovada plății); o declarație pe propria răspundere că nu se decontează factura și de către un alt membru al familiei (în special pentru cazurile în care factura nu este emisă pe numele angajatului propriu, dar și în această situație).	Prevedere în contractul de muncă.  Plafonare anuală la echivalentul câștigului salarial mediu brut în vigoare. Suprapunere factură de servicii/perioadă de concedii. Cheltuieli adiționale.
Bani pentru educația timpurie:	Da.	Nu.	Da. De exemplu, sunt necesare documentele de bază: dovada autorizării/acreditării instituției; contractul de prestări servicii încheiat între părți; certificatul de naștere; declarația pe propria răspundere conform căreia nu se decontează serviciile și de către un alt angajator; documentele care să dovedească prestarea serviciului și achitarea contravalorii acestuia; poate chiar un program de plată în cazul instituțiilor cu onorariu anual.	Documentație-suport vastă. Varii situații specifice. Modalitatea de decontare. Cheltuieli adiționale.

Însă pot apărea probleme la implementarea acestor noi beneficii salariale? Specialista spune că nu neapărat - spețele mai deosebite pot fi tratate în funcție de instrucțiunile obținute de contribuabili de la autorități. Totuși, în cazul banilor pentru educație timpurie ar putea fi ceva discuții.

„În mod inevitabil, în implementare și, ulterior, în aplicarea practică, apar situații imprevizibile sau cazuri speciale, noi spețe, întrebări fără răspuns. Nu toate acestea trebuie să își găsească un răspuns în legislație. Aceasta din urmă reglementează un cadru general, iar angajatorii pot prevedea situațiile speciale prin documentare internă. Există într-adevăr alte întrebări care necesită clarificare legislativă, iar în cazul acestora contribuabilii, fie individual, fie prin asociații, contactează autoritățile abilitate. Astfel de acțiuni pot fi întreprinse și individual de persoane fizice sau juridice.

În acest moment, singura facilitate dintre cele în discuție care necesită clarificări în vederea implementării este cea privind educația timpurie. În acest caz, întrebările majore nu vin neapărat din zona fiscală, ci mai degrabă din nevoia de a interpreta prin conexiune legislația specifică din domeniul educației.

Spre exemplu: se aplică facilitatea în cazul instituțiilor autorizate de Ministerul Educației drept furnizor de educație timpurie sau doar în cazul celor acreditate? Anul școlar începe la 1 septembrie și se termină la 31 august, însă are o perioadă de doar 34 de săptămâni. În cazul în care costurile se întind pe tot anul, pot deconta și în perioada teoretică de vacanță? Și întrebările pot continua. Așa cum menționam anterior, nu toate își vor găsi răspuns în actualizarea legislației, însă cele mai importante vor fi probabil abordate de către autoritățile competente”, a opinat senior managerul de la Deloitte.